會議團(tuán)該應(yīng)該如何操作_酒店會議團(tuán)隊操作流程
(發(fā)布時間：2020年02月21日 信息發(fā)布：重慶中國青年旅行社 游客/發(fā)表人：夏天的雨)
在各個行業(yè)的職場人士應(yīng)該都參加過各種大大小小的會議，不管是聽課式的，座談式的，旅游式的，培訓(xùn)式的，都會經(jīng)經(jīng)歷過。每一場會議效果有好有壞，每一場會議也能帶來相應(yīng)的收益。那么，會議團(tuán)該應(yīng)該如何操作呢？酒店會議團(tuán)隊操作流程有哪些呢？隨小編一起來了解一下吧！
一、捕捉會議信息
會議信息的捕捉非常重要，什么時候有會議？什么性質(zhì)的會議？什么時候開？除非作為政府性會議的指定酒店，其他的情況都需要我們的會議銷售人員去捕捉。一個好的會議銷售人員應(yīng)該具備“狗仔隊”（注：非貶義）的嗅覺和執(zhí)著的精神，并且在經(jīng)常開會的單位和公司潛伏的有“無間道”。會議信息渠道暢通這樣才能第一時間獲得會議信息。
二、跟蹤相關(guān)人員
會議信息落實后要緊盯會議的具體負(fù)責(zé)人。只要酒店的條件具備會議的要求，就要采取多種方法和技巧拿下會議落地權(quán)。這個階段一定要有耐心并表現(xiàn)出足夠的誠意和接待會議的能力，不能被會議負(fù)責(zé)人三言兩語給打發(fā)走了，要有“死纏爛打”不達(dá)到目的不罷休的精神。
三、洽談會議細(xì)節(jié)
一旦會議達(dá)成意向，就要詳談會議細(xì)節(jié)，為整理會議召開的合同做準(zhǔn)備。會議時間、性質(zhì)、名稱、參與人、人數(shù)、各類房間數(shù)量、就餐標(biāo)準(zhǔn)、就餐形式、餐飲禁忌、水果、鮮花、條幅、POP指示牌、會議室擺設(shè)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)賬方式、回款日期等等要做好記錄，不得馬虎。
會議團(tuán)
四、簽署會議合同
各類會議接待細(xì)節(jié)洽談完畢后，要盡快整理出書面合同，審核無誤后、報批簽署。并立即準(zhǔn)備合同給客人確認(rèn)簽署；同時把會議的日期記錄在“會議預(yù)訂登記表”中，及發(fā)訂房單到前臺接待鎖定房間量；跟辦會議團(tuán)隊的責(zé)任銷售員在和客人確認(rèn)所有相關(guān)細(xì)節(jié)后，即時將所有信息制作一份“會議/宴會活動通知單”，經(jīng)銷售經(jīng)理簽署后發(fā)到相關(guān)部門；會議簽單負(fù)責(zé)人的簽名樣式應(yīng)及時復(fù)印給前廳部、餐飲部和財務(wù)部（飯店各服務(wù)營業(yè)點(diǎn)須持有此簽名樣式附件以便客人簽單核對）。
五、會前準(zhǔn)備工作
這個環(huán)節(jié)很重要，會前準(zhǔn)備工作做好了，基本上會議就成功了一半。大型接待及VIP會議團(tuán)隊到達(dá)前一天，總經(jīng)理或營銷總監(jiān)負(fù)責(zé)主持有關(guān)此次會議接待的協(xié)調(diào)會議，邀請各相關(guān)部門參加會議，明確工作和責(zé)任；必要時可以邀請客人一起參加并介紹各部門負(fù)責(zé)人給客人認(rèn)識，以便于更好的溝通合作，并視情況在飯店宴請此負(fù)責(zé)人。我想在此對準(zhǔn)備工作的一些具體要求再做一些贅述：
1、硬件設(shè)施運(yùn)行正常。會前一定要對設(shè)備設(shè)施進(jìn)行排查試運(yùn)轉(zhuǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時修復(fù)和整改。電梯、鍋爐、空調(diào)、各類電器、燈光、音響設(shè)施等要逐一排查。
2、團(tuán)隊協(xié)作配合高效。俗話說“養(yǎng)兵千日、用兵一時”。接待大會時員工之間、崗位之間、部門之間通力協(xié)作，無論客人提出多高的要求，員工們都能臨陣不亂，胸有成竹，頂?shù)米∫粫r超負(fù)荷的工作量，經(jīng)得住隨機(jī)應(yīng)變的考驗甚至一時的饑渴，在忘我的工作中，不忘急酒店之所急，急客人之所急，發(fā)揮酒店整體戰(zhàn)斗力的作用。
3、工作時間靈活變通。會議型酒店與其他類型酒店相比，在客流均衡度上有著明顯的弊端：忙起來時，所有員工都得加班加點(diǎn)，甚至夜以繼日；閑起來前臺服務(wù)員按部就班、出勤不出工，幾乎都處于候客狀態(tài)。為了科學(xué)合理地使用人員，并使酒店經(jīng)營盡可能處于相對的平衡狀態(tài)，會議型酒店在人員配置上不必采取滿編制，可適當(dāng)利用學(xué)生這樣的臨時工?？砂刺煊嬓?，這樣就降低了酒店人力資源成本。
4、樹立首接負(fù)責(zé)制權(quán)威。會議接待采取“誰洽談?wù)l負(fù)責(zé)到底”的首接負(fù)責(zé)制原則，會議的一般決策權(quán)歸會議負(fù)責(zé)人，由他說了算。會前主動與客戶溝通聯(lián)系，盡早確切了解會議的大體規(guī)格和總體要求。對缺乏辦會經(jīng)驗的客戶，會議負(fù)責(zé)人要酌情精心設(shè)計幾套方案，包括會場、用餐、議程編排等，供客戶參考選用。各部門要積極配合相應(yīng)該會議負(fù)責(zé)人的安排，在具體會議上他可以是“酒店總經(jīng)理”。
六、會中服務(wù)落實
各部門在會中服務(wù)時，應(yīng)確立“零差錯”的目標(biāo)，一定要在細(xì)節(jié)上狠下工夫，瑣碎的事不能怕麻煩，要從方便客人著想，做細(xì)做透。部門內(nèi)各級管理人員對下屬的工作督查要得力、層層把關(guān)、精益求精。時刻關(guān)注客人的合理需求。
七、會中意見征詢
會議期間，各部門要積極爭取客人對會議接待的意見和建議?？腿说淖兏枨蠛鸵庖娨皶r反饋到有關(guān)部門。任何部門在獲取信息后都必須密切配合，設(shè)法在第一時間內(nèi)解決問題或改進(jìn)不足，直至客人滿意為止。會中做亡羊補(bǔ)牢，總勝過事后諸葛亮。
八、突發(fā)事件處理
為了提高客人的滿意度會議負(fù)責(zé)人員必須24小時手機(jī)開通，保持與客人熱線聯(lián)系，遇到突發(fā)事件要第一時間去積極處理，并且能調(diào)動協(xié)調(diào)各部門積極配合，整體作戰(zhàn)，并上報總經(jīng)理知曉。
九、會后總結(jié)備案
每個會議結(jié)束后，有關(guān)會議團(tuán)隊帳務(wù)問題，負(fù)責(zé)此次會議團(tuán)隊的銷售人員有責(zé)任協(xié)助前廳和財務(wù)核對帳項（會議團(tuán)隊結(jié)束離店前一天進(jìn)行核對帳務(wù)，有必要時，應(yīng)每天核對）和追收賬款；會議負(fù)責(zé)人并要主動征求客人的意見，并把會中的意見進(jìn)行梳理，匯總后分析存在不足的原因，以便日后糾正預(yù)防。如有典型的案例，一定要整理成書面文字，作為備案參考。每一次會議的成功接待都是酒店的一筆寶貴財富。
十、定期交流回訪
會議團(tuán)隊結(jié)束后，負(fù)責(zé)此次會議團(tuán)隊的銷售人員應(yīng)給會議組織單位或人發(fā)一封感謝信；平時要定期利用各類通訊設(shè)施發(fā)出問候，比如：電話，短信，QQ等。尤其是在逢年過節(jié)時更要記得，必要時要贈送禮物。爭取把每一次“頭回客”都變成“回頭客”。
以上就是小編帶來的會議團(tuán)隊操作流程，酒店會議做好并不難，堅持酒店會議十大攻略，你一定會有所斬獲的！
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